Verificação de faturas · para equipas financeiras
Apanhe cobranças a mais antes de pagar
O Macaaw compara cada fatura de fornecedor com a nota de encomenda e a guia de remessa, linha a linha. Preços errados, entregas parciais, duplicados e dados bancários alterados são assinalados com o valor em causa. Quem aprova é sempre uma pessoa.
Experimente o Business grátis durante 30 diasVer um exemplo
- Funciona com PDF, digitalizações e fotos
- Nada é pago automaticamente
- Documentos encriptados
- Madeira C24 · 40 × £ 12,50Confere
- Placa de gesso · £ 8,50 em vez de £ 8,00 acordado+£ 50,00
- Placa de gesso · 96 de 100 entregues£ 32,00
- Parafusos · 20 × £ 10,00Confere
Pequenas diferenças somam-se quando ninguém tem tempo para ver cada linha
Os preços sobem aos poucos
Um preço unitário uns cêntimos acima do acordado passa despercebido numa fatura longa, e repete-se todos os meses.
Entregas parciais faturadas por inteiro
Quando a guia de remessa diz 96 e a fatura diz 100, alguém tem de reparar antes dos pagamentos.
Duplicados e faturas falsas
A mesma fatura enviada duas vezes, ou um e-mail de «nova conta bancária», são formas comuns de pagar o que não deve.
Como funciona
Três documentos entram, uma resposta clara sai
Adicione os documentos
Carregue a fatura, a nota de encomenda e a guia de remessa na sua conta, ou envie-as pela API de PDF. O reencaminhamento de e-mails de fornecedores está previsto.
Lemos e comparamos
Fornecedor, números, datas, IVA e cada linha são lidos e conferidos dentro das tolerâncias que definir. As leituras incertas ficam marcadas para uma pessoa confirmar.
Reveja e aprove
Veja o original ao lado das diferenças, aprove o valor certo, peça uma nota de crédito ao fornecedor e exporte as faturas aprovadas.
O que verifica
Cada fatura, as mesmas verificações cuidadosas
Preços face à encomenda
Cada preço unitário comparado com a nota de encomenda, dentro da sua tolerância.
Quantidades face à entrega
O que foi faturado comparado com o que a guia de remessa diz que chegou.
Totais e IVA
Linhas, valor líquido, IVA e total batem certo, com o arredondamento que permitir.
Faturas duplicadas
O mesmo fornecedor e número, ou o mesmo valor outra vez dentro dos dias que escolher.
Dados bancários alterados
Uma conta diferente da das faturas anteriores precisa sempre da aprovação do proprietário.
Documentos em falta
Ainda sem guia de remessa? A verificação espera e lembra-o, em vez de ser aprovada às cegas.
Um exemplo
A fatura de um armazém de materiais de construção, verificada
A placa de gesso foi acordada a £ 8,00 cada; a fatura cobra £ 8,50, e só foram entregues 96 placas.
| Artigo | Encomendado | Entregue | Faturado | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| Madeira C24 4,8 m | 40 × £ 12,50 | 40 | 40 × £ 12,50 | Confere |
| Placa de gesso 12,5 mm | 100 × £ 8,00 | 96 | 100 × £ 8,50 | Preço +£ 50,004 não entregues · £ 32,00 |
| Parafusos, caixa de 200 | 20 × £ 10,00 | 20 | 20 × £ 10,00 | Confere |
| Total com IVA | £ 1.800,00 | £ 1.860,00 | Pagar £ 1.761,60 · pedir crédito de £ 98,40 |
Para quem
Para equipas que pagam faturas de fornecedores todas as semanas
Pequenas equipas financeiras, técnicos de contabilidade e gabinetes que verificam faturas dos clientes, e empresas que compram materiais e serviços com notas de encomenda.
Seguro por conceção
- Quem aprova é sempre uma pessoa. Nada é aprovado nem pago automaticamente.
- Níveis de aprovação por valor, com um segundo aprovador opcional para faturas grandes.
- Cada ação no registo de auditoria: correções, notas, aprovações e exportações.
- Documentos encriptados e apagados segundo a sua regra de conservação. A nossa equipa nunca vê o conteúdo.
Preços
Incluído no Macaaw Business
Cada utilizador inclui 50 verificações por mês, partilhadas no espaço de trabalho. Verificações extra custam 5 créditos cada, cerca de £ 0,05.
Plano Business
£ 9,99por utilizador por mês, IVA incluído
- 50 verificações de faturas por utilizador por mês, partilhadas
- Depois, 5 créditos por verificação (cerca de £ 0,05)
- Grátis durante 30 dias
- Exportação para CSV e Excel; ligações a software de contabilidade estão previstas
Experimente o Business grátis durante 30 diasCompare os planos
Perguntas
Perguntas
O Macaaw paga ou aprova faturas sozinho?
Não. O Macaaw lê e compara os documentos e mostra as diferenças. Uma pessoa da sua equipa decide e aprova; o pagamento continua no seu banco ou software de contabilidade.
E se a leitura estiver errada?
Cada campo tem um nível de confiança. As leituras incertas ficam marcadas «para verificar», aparecem ao lado do original, e quem rever pode corrigi-las. As correções ficam no registo de auditoria.
Preciso de uma guia de remessa para cada fatura?
Não. Sem guia, a verificação compara a fatura com a encomenda e espera pela guia se as suas regras o exigirem. Fornecedores de serviços podem ser verificados só pela encomenda.
Com que software de contabilidade funciona?
Hoje as verificações aprovadas exportam para CSV e Excel. Ligações diretas a software de contabilidade estão previstas; diga-nos qual usa.
Onde ficam guardados os nossos documentos?
Encriptados na biblioteca na nuvem do seu espaço de trabalho e apagados quando a sua regra de conservação indicar. A equipa do Macaaw pode ver nomes e tamanhos de ficheiros para suporte, nunca o conteúdo.
Verifique a próxima fatura de fornecedor em minutos
Carregue uma fatura com a encomenda e a guia de remessa e veja o que encontra.