অ্যাকাউন্টিং ও বুককিপিং
হিসাবরক্ষক ও বুককিপারদের জন্য PDF টুল
রসিদ, ইনভয়েস ও ব্যাংক স্টেটমেন্টকে স্প্রেডশিটে বদলান, কাজ শুরুর আগে এনগেজমেন্ট লেটারে সাইন করিয়ে নিন এবং ক্লায়েন্টদের গোছানো, সুরক্ষিত প্যাক পাঠান। সার্ভারের কাজ লন্ডনে চলে এবং ফাইল 2 ঘণ্টার মধ্যে মুছে যায়।
30 দিন বিনামূল্যে Business চেষ্টা করুনসাইন কীভাবে কাজ করে দেখুন
জনপ্রতি মাসে ৬.৯৯£, বছরের হিসাবে বিল · 2 জন ব্যবহারকারী থেকে
প্র্যাকটিসগুলো যে কাজে ব্যবহার করে
মাসশেষ ও জানুয়ারির ব্যস্ততার জন্য তৈরি
রসিদ ও ইনভয়েস থেকে তথ্যে
ফোনে ক্লায়েন্টের রসিদ স্ক্যান করুন, তারপর প্রতিটি থেকে সরবরাহকারী, তারিখ, ভ্যাট নম্বর ও মোট পড়ে নিন, যাচাই করুন এবং স্প্রেডশিট এক্সপোর্ট করুন।
ব্যাংক স্টেটমেন্ট থেকে Excel-এ
PDF স্টেটমেন্ট ও রিপোর্টকে Excel-এ বদলান, অথবা আপনার বুককিপিং সফটওয়্যারের জন্য শুধু দরকারি টেবিলগুলো স্প্রেডশিট বা CSV-তে নিন।
আগে এনগেজমেন্ট লেটারে সাইন
এনগেজমেন্ট লেটার ও মানি-লন্ডারিং প্রতিরোধের ফর্ম সাইনের জন্য পাঠান। রিমাইন্ডার ইমেলে ক্লায়েন্টকে তাগিদ দেয়, আর সার্টিফিকেটে দেখা যায় প্রত্যেকে কখন সাইন করেছেন।
ক্লায়েন্টদের বছরশেষের প্যাক
অ্যাকাউন্টস, ট্যাক্স হিসাব ও কভারিং লেটার একটি নম্বর দেওয়া PDF-এ মার্জ করুন এবং পাঠানোর আগে পাসওয়ার্ড দিয়ে সুরক্ষিত করুন।
টেকসই সার্চযোগ্য রেকর্ড
স্ক্যান করা রেকর্ড সার্চযোগ্য করুন যাতে যেকোনো সরবরাহকারী বা অঙ্ক খুঁজে পান, আর বন্ধ হওয়া বছরগুলো দীর্ঘমেয়াদি সংরক্ষণের জন্য PDF/A হিসেবে সেভ করুন।
পোর্টালের সীমার মধ্যে আপলোড
লম্বা ফাইলকে পোর্টালের চাওয়া অংশে ভাগ করুন, অথবা স্ক্যান করা PDF নির্দিষ্ট সাইজে কমপ্রেস করুন যাতে প্রথমবারেই আপলোড হয়।
প্র্যাকটিসে Macaaw-এর জায়গা
ক্লায়েন্টরা কাগজ, ফোনের ছবি আর ডজনখানেক ব্যাংকের PDF পাঠান। Macaaw সেই মিশ্রণকে যাচাইযোগ্য তথ্যে বদলায়: ইনভয়েস পড়া ও টেবিল বের করা টাইপিংয়ের কাজ করে দেয়, আর এক্সপোর্টের আগে আপনি প্রতিটি ঘর দেখে নেন, তাই যাচাই ছাড়া কিছুই খাতায় ওঠে না।
ইনভয়েস ও টেবিল বের করার কাজ লন্ডনে আমাদের সার্ভারে চলে, এবং ফাইল 2 ঘণ্টার মধ্যে মুছে যায়। মার্জ, পেজ নম্বর ও নিজের ডকুমেন্টে সাইন ব্রাউজারেই হয়। Business পুরো প্র্যাকটিসকে যৌথ সীমা দেয়, তাই এক ক্লায়েন্ট ম্যানেজারের ব্যস্ত মাসে অন্যরা যা ব্যবহার করেননি তা থেকে নেওয়া যায়।
Macaaw আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার বা প্র্যাকটিস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বিকল্প নয়। এগুলোর চারপাশের PDF-এর কাজ এটি সামলায়: যে ক্লায়েন্ট রসিদের চল্লিশটা ছবি পাঠান, যে ব্যাংক স্টেটমেন্ট শুধু PDF-এ দেয়, আর কাজ শুরুর আগে যে এনগেজমেন্ট লেটারে সাইন লাগে। জানুয়ারিতে প্র্যাকটিস মাসিক সীমা ছাড়িয়ে গেলে ক্রেডিট কাজ চালু রাখে, সবাইকে বড় প্ল্যানে সরাতে হয় না।
প্লেবুক
চার ধাপে রসিদ থেকে স্প্রেডশিট
একটিও অঙ্ক টাইপ না করে এক বাক্স রসিদকে যাচাই করা স্প্রেডশিটে বদলান।
রসিদ স্ক্যান করুন
PDF-এ স্ক্যান দিয়ে প্রতিটি রসিদের ছবি তুলুন, অথবা ক্লায়েন্টের পাঠানো PDF ও ছবি যোগ করুন।
তথ্য পড়ুন
প্রতিটি ডকুমেন্ট থেকে সরবরাহকারী, তারিখ, ভ্যাট নম্বর ও মোট পড়তে ইনভয়েসের তথ্য বের করুন চালান।
ঘরগুলো যাচাই করুন
যাচাইয়ের জন্য চিহ্নিত ঘরগুলো দেখুন এবং স্ক্যানে অস্পষ্ট হয়ে যাওয়া অংশ ঠিক করুন।
Excel-এ এক্সপোর্ট
স্প্রেডশিট ডাউনলোড করে আপনার বুককিপিং সফটওয়্যারে বা ক্লায়েন্টের ওয়ার্কিং পেপারে ইমপোর্ট করুন।
Business প্ল্যান
পুরো টিমের জন্য একটি প্ল্যান
পার্টনার, ম্যানেজার ও বুককিপারদের জন্য একটি প্ল্যান, পুরো প্র্যাকটিসে যৌথ সীমা সহ।
৬.৯৯£জনপ্রতি মাসে, বছরের হিসাবে বিল · অথবা মাসিক ৯.৯৯£
- জনপ্রতি মাসে ২০০টি সাইনের অনুরোধ, যৌথ
- প্রতিটি ডকুমেন্টে সর্বোচ্চ ২০ জন স্বাক্ষরকারী
- জনপ্রতি মাসে ১,০০০ পেজ লেখা শনাক্তকরণ, যৌথ
- জনপ্রতি মাসে ৫০০টি অফিস কনভার্সন, যৌথ
- ৫০০ MB পর্যন্ত ফাইল এবং এক টাস্কে ২০০টি ফাইল
- সদস্য, ভূমিকা, শেয়ার করা ওয়ার্কফ্লো ও কেন্দ্রীয় বিলিং
- UK সার্ভারসার্ভার টুল লন্ডনে চলে।
- 2 ঘণ্টার মধ্যে মুছে যায়আমাদের টুলের ফাইল, অথবা আপনি মুছুন চাপার মুহূর্তে।
- UK GDPRBusiness-এ ডেটা প্রসেসিং চুক্তি।
- অডিট ট্রেইলপ্রতিটি সাইন করা PDF-এ তার সাইনিং সার্টিফিকেট থাকে।
প্রশ্নোত্তর
হিসাবরক্ষকরা জিজ্ঞাসা করেন
ক্লায়েন্টরা কি ইলেকট্রনিকভাবে এনগেজমেন্ট লেটারে সাইন করতে পারেন?
ইংল্যান্ড ও ওয়েলসে এনগেজমেন্ট লেটারসহ বেশিরভাগ চুক্তির জন্য ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর বৈধ। দলিল হিসেবে কার্যকর করতে হয় বা সাক্ষীর সামনে সাইন করতে হয় এমন ডকুমেন্টের জন্য অতিরিক্ত আনুষ্ঠানিকতা লাগে। স্কটল্যান্ড ও উত্তর আয়ারল্যান্ডের নিজস্ব নিয়ম আছে, তাই নিশ্চিত না হলে আপনার পেশাদার সংস্থার সঙ্গে যাচাই করুন।
ইনভয়েস পড়া কতটা নির্ভুল?
ছাপা ইনভয়েস ও রসিদ এটি ভালো পড়ে, এবং যে ঘরে কম নিশ্চিত থাকে তা আপনার যাচাইয়ের জন্য চিহ্নিত করে। এক্সপোর্টের আগে আপনি সবসময় তথ্য দেখে নিতে পারেন।
এটি কি যেকোনো ব্যাংকের স্টেটমেন্টে কাজ করে?
PDF থেকে Excel এবং টেবিল বের করুন টেক্সট লেয়ার থাকা স্টেটমেন্টে কাজ করে। স্ক্যান করা স্টেটমেন্টের জন্য আগে PDF OCR চালান, যাতে লেখা পড়া যায়।
ক্লায়েন্টের ডেটা কোথায় প্রসেস হয়?
সার্ভার টুল লন্ডনে চলে এবং 2 ঘণ্টার মধ্যে ফাইল মুছে ফেলে। Business-এ UK GDPR-এর অধীনে ডেটা প্রসেসিং চুক্তি আছে, আর কর্মীরা কখনও আপনার ফাইল খুলতে পারেন না।
কোন টুলগুলোর জন্য পেইড প্ল্যান লাগে?
ইনভয়েসের তথ্য বের করুন একটি Pro টুল, যা Pro ও Business-এ অন্তর্ভুক্ত। PDF থেকে Excel ও OCR-সহ বাকি বেশিরভাগ টুল ফ্রি প্ল্যানে দৈনিক সীমার মধ্যে কাজ করে।
পুরো প্র্যাকটিস কি একটি প্ল্যান ভাগ করে নিতে পারে?
হ্যাঁ। Business-এর দাম জনপ্রতি, 2 জন ব্যবহারকারী থেকে, আর সীমা পুরো প্র্যাকটিসে যৌথ। সদস্য, ভূমিকা ও সেভ করা ওয়ার্কফ্লো শেয়ার হয়, এবং একটি ইনভয়েসেই সবার বিল মেটে।
এই পাতার আইনি তথ্য ইংল্যান্ড ও ওয়েলসের জন্য সাধারণ নির্দেশনা, আইনি পরামর্শ নয়। স্কটল্যান্ড ও উত্তর আয়ারল্যান্ডের নিজস্ব নিয়ম আছে, আর সাক্ষীর উপস্থিতিতে সাইন করতে হয় এমন দলিল বা ডকুমেন্টের জন্য অতিরিক্ত আনুষ্ঠানিকতা লাগে।
আপনার পরের মাসের শেষ, কম টাইপিংয়ে।
পুরো প্র্যাকটিস নিয়ে 30 দিন বিনামূল্যে Business চেষ্টা করুন।