ইনভয়েস যাচাই · ফাইন্যান্স টিমের জন্য
টাকা দেওয়ার আগেই ইনভয়েসের বাড়তি বিল ধরুন
Macaaw প্রতিটি সরবরাহকারী ইনভয়েস তার ক্রয় আদেশ ও ডেলিভারি নোটের সাথে লাইন ধরে মেলায়। ভুল দাম, কম ডেলিভারি, ডুপ্লিকেট আর বদলে যাওয়া ব্যাংক তথ্য সংশ্লিষ্ট টাকার অঙ্কসহ দেখানো হয়। অনুমোদন সবসময় একজন মানুষ দেন।
Business ৩০ দিন বিনামূল্যে চেষ্টা করুনএকটি উদাহরণ দেখুন
- PDF, স্ক্যান ও ছবির সাথে কাজ করে
- কিছুই স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিশোধ হয় না
- নথি এনক্রিপ্টেড
- কাঠ C24 · 40 × ১২.৫০£মিলেছে
- প্লাস্টারবোর্ড · নির্ধারিত ৮.০০£-এর বদলে ৮.৫০£+৫০.০০£
- প্লাস্টারবোর্ড · 100-এর মধ্যে 96 পৌঁছেছে৩২.০০£
- স্ক্রু · 20 × ১০.০০£মিলেছে
প্রতিটি লাইন দেখার সময় না থাকলে ছোট পার্থক্য জমে বড় হয়
দাম চুপিচুপি বাড়ে
নির্ধারিত দামের চেয়ে কয়েক পয়সা বেশি একক দাম লম্বা ইনভয়েসে সহজেই চোখ এড়ায়, আর প্রতি মাসে ফিরে আসে।
আংশিক ডেলিভারির পুরো বিল
ডেলিভারি নোটে 96 আর ইনভয়েসে 100 থাকলে টাকা দেওয়ার আগে কাউকে খেয়াল করতে হবে।
ডুপ্লিকেট ও ভুয়া ইনভয়েস
একই ইনভয়েস দুবার পাঠানো, বা «নতুন ব্যাংক অ্যাকাউন্ট» ইমেইল, পাওনা নয় এমন টাকা দেওয়ার সাধারণ পথ।
কীভাবে কাজ করে
তিনটি নথি ভেতরে, একটি স্পষ্ট উত্তর বাইরে
নথি যোগ করুন
ইনভয়েস, ক্রয় আদেশ ও ডেলিভারি নোট আপনার অ্যাকাউন্টে আপলোড করুন, বা PDF API দিয়ে পাঠান। সরবরাহকারীর ইমেইল ফরোয়ার্ড করার সুবিধা পরিকল্পনায় আছে।
আমরা পড়ি ও মেলাই
সরবরাহকারী, নম্বর, তারিখ, VAT ও প্রতিটি লাইন পড়া হয় এবং আপনার ঠিক করা সীমার মধ্যে মেলানো হয়। অনিশ্চিত পাঠ একজন মানুষের নিশ্চিতকরণের জন্য চিহ্নিত হয়।
পর্যালোচনা ও অনুমোদন
পার্থক্যের পাশে মূল নথি দেখুন, সঠিক অঙ্ক অনুমোদন করুন, সরবরাহকারীর কাছে ক্রেডিট নোট চান এবং অনুমোদিত ইনভয়েস এক্সপোর্ট করুন।
কী যাচাই করে
প্রতিটি ইনভয়েস, একই যত্নশীল যাচাই
অর্ডারের সাথে দাম
প্রতিটি একক দাম ক্রয় আদেশের সাথে মেলানো হয়, আপনার সীমার মধ্যে।
ডেলিভারির সাথে পরিমাণ
যা বিল হয়েছে তা ডেলিভারি নোট অনুযায়ী যা পৌঁছেছে তার সাথে তুলনা।
মোট ও VAT
লাইন, নিট, VAT ও মোট মিলে যায়, আপনার অনুমোদিত রাউন্ডিংসহ।
ডুপ্লিকেট ইনভয়েস
একই সরবরাহকারী ও নম্বর, বা আপনার বাছাই করা দিনের মধ্যে একই অঙ্ক আবার।
বদলে যাওয়া ব্যাংক তথ্য
আগের ইনভয়েস থেকে আলাদা অ্যাকাউন্টে সবসময় মালিকের অনুমোদন লাগে।
অনুপস্থিত নথি
এখনও ডেলিভারি নোট নেই? যাচাই অপেক্ষা করে ও মনে করিয়ে দেয়, না দেখে অনুমোদন হয় না।
একটি উদাহরণ
নির্মাণসামগ্রী বিক্রেতার ইনভয়েস, যাচাই করা
প্লাস্টারবোর্ড প্রতি বোর্ড ৮.০০£ ঠিক হয়েছিল; ইনভয়েস ৮.৫০£ নিচ্ছে, আর মাত্র 96টি বোর্ড পৌঁছেছে।
| আইটেম | অর্ডার | পৌঁছেছে | ইনভয়েসে | ফলাফল |
|---|---|---|---|---|
| কাঠ C24 4.8 মি | 40 × ১২.৫০£ | 40 | 40 × ১২.৫০£ | মিলেছে |
| প্লাস্টারবোর্ড 12.5 মিমি | 100 × ৮.০০£ | 96 | 100 × ৮.৫০£ | দাম +৫০.০০£4টি পৌঁছায়নি · ৩২.০০£ |
| স্ক্রু, 200-এর বাক্স | 20 × ১০.০০£ | 20 | 20 × ১০.০০£ | মিলেছে |
| VAT সহ মোট | ১,৮০০.০০£ | ১,৮৬০.০০£ | ১,৭৬১.৬০£ দিন · ৯৮.৪০£ ক্রেডিট চান |
কাদের জন্য
যে টিম প্রতি সপ্তাহে সরবরাহকারীর ইনভয়েস পরিশোধ করে
ছোট ফাইন্যান্স টিম, বুককিপার ও ক্লায়েন্টের ইনভয়েস যাচাই করা অ্যাকাউন্টিং ফার্ম, আর ক্রয় আদেশে উপকরণ ও সেবা কেনা ব্যবসা।
নকশাতেই নিরাপদ
- অনুমোদন সবসময় মানুষ দেন। কিছুই স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদিত বা পরিশোধিত হয় না।
- অঙ্ক অনুযায়ী অনুমোদনের স্তর, বড় ইনভয়েসের জন্য ঐচ্ছিক দ্বিতীয় অনুমোদনকারীসহ।
- প্রতিটি কাজ অডিট লগে: সংশোধন, নোট, অনুমোদন ও এক্সপোর্ট।
- নথি এনক্রিপ্টেড এবং আপনার সংরক্ষণ নিয়ম অনুযায়ী মুছে ফেলা হয়। আমাদের কর্মীরা কখনও বিষয়বস্তু দেখেন না।
মূল্য
Macaaw Business-এর অংশ
প্রত্যেক ব্যবহারকারীর জন্য মাসে ৫০টি যাচাই অন্তর্ভুক্ত, ওয়ার্কস্পেসে ভাগ করা। অতিরিক্ত যাচাই প্রতিটি ৫ ক্রেডিট, প্রায় ০.০৫£।
Business প্ল্যান
৯.৯৯£প্রতি ব্যবহারকারী প্রতি মাসে, VAT সহ
- প্রতি ব্যবহারকারী মাসে ৫০টি ইনভয়েস যাচাই, ভাগ করা
- তারপর প্রতি যাচাই ৫ ক্রেডিট (প্রায় ০.০৫£)
- ৩০ দিন বিনামূল্যে
- CSV ও Excel-এ এক্সপোর্ট; অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের সংযোগ পরিকল্পনায় আছে
প্রশ্নোত্তর
প্রশ্ন
Macaaw কি নিজে ইনভয়েস পরিশোধ বা অনুমোদন করে?
না। Macaaw নথি পড়ে ও মেলায় এবং পার্থক্য দেখায়। আপনার টিমের একজন সিদ্ধান্ত নেন ও অনুমোদন দেন; পরিশোধ আপনার ব্যাংক বা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারেই থাকে।
পাঠ ভুল হলে কী হবে?
প্রতিটি ঘরের একটি আস্থার মাত্রা থাকে। অনিশ্চিত পাঠ «যাচাই করুন» চিহ্নসহ মূলের পাশে দেখানো হয়, এবং পর্যালোচক তা সংশোধন করতে পারেন। সংশোধন অডিট লগে থাকে।
প্রতিটি ইনভয়েসে কি ডেলিভারি নোট লাগবে?
না। না থাকলে যাচাই ইনভয়েসকে ক্রয় আদেশের সাথে মেলায় এবং আপনার নিয়মে দরকার হলে ডেলিভারি নোটের অপেক্ষা করে। সেবা সরবরাহকারীদের শুধু অর্ডারের সাথে যাচাই করা যায়।
কোন অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের সাথে কাজ করে?
অনুমোদিত যাচাই আজ CSV ও Excel-এ এক্সপোর্ট হয়। অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের সাথে সরাসরি সংযোগ পরিকল্পনায় আছে; আপনি কোনটি ব্যবহার করেন জানান।
আমাদের নথি কোথায় রাখা হয়?
আপনার ওয়ার্কস্পেসের ক্লাউড লাইব্রেরিতে এনক্রিপ্টেড, এবং সংরক্ষণ নিয়ম অনুযায়ী মুছে ফেলা হয়। Macaaw কর্মীরা সহায়তার জন্য ফাইলের নাম ও আকার দেখতে পারেন, বিষয়বস্তু কখনও নয়।
পরের সরবরাহকারী ইনভয়েস কয়েক মিনিটে যাচাই করুন
একটি ইনভয়েস তার অর্ডার ও ডেলিভারি নোটসহ আপলোড করুন এবং দেখুন কী পাওয়া যায়।