Kiểm tra hóa đơn · cho bộ phận tài chính
Phát hiện hóa đơn thu thừa trước khi thanh toán
Macaaw đối chiếu từng hóa đơn nhà cung cấp với đơn đặt hàng và phiếu giao hàng, từng dòng một. Giá sai, giao thiếu, trùng lặp và thay đổi tài khoản ngân hàng được đánh dấu kèm số tiền liên quan. Việc duyệt luôn do con người thực hiện.
Dùng thử Business miễn phí 30 ngàyXem ví dụ
- Dùng được với PDF, bản quét và ảnh
- Không có gì được trả tự động
- Tài liệu được mã hóa
- Gỗ C24 · 40 × 12,50 £Khớp
- Tấm thạch cao · 8,50 £ thay vì 8,00 £ đã thỏa thuận+50,00 £
- Tấm thạch cao · giao 96 trên 10032,00 £
- Ốc vít · 20 × 10,00 £Khớp
Chênh lệch nhỏ cộng dồn khi không ai có thời gian xem từng dòng
Giá tăng âm thầm
Đơn giá cao hơn thỏa thuận vài xu rất dễ bị bỏ sót trong hóa đơn dài, và lặp lại mỗi tháng.
Giao một phần nhưng tính đủ
Khi phiếu giao hàng ghi 96 còn hóa đơn ghi 100, cần có người nhận ra trước đợt thanh toán.
Hóa đơn trùng và giả
Cùng một hóa đơn gửi hai lần, hay email “tài khoản ngân hàng mới”, là những cách phổ biến khiến bạn trả khoản tiền không nợ.
Cách hoạt động
Ba tài liệu vào, một câu trả lời rõ ràng ra
Thêm tài liệu
Tải lên hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng trong tài khoản, hoặc gửi qua PDF API. Tính năng chuyển tiếp email nhà cung cấp đang được lên kế hoạch.
Chúng tôi đọc và so sánh
Nhà cung cấp, số hiệu, ngày, VAT và từng dòng được đọc và đối chiếu trong mức dung sai bạn đặt. Kết quả đọc không chắc chắn được đánh dấu để người xác nhận.
Xem xét và duyệt
Xem bản gốc cạnh các chênh lệch, duyệt đúng số tiền, yêu cầu nhà cung cấp gửi phiếu giảm trừ và xuất các hóa đơn đã duyệt.
Kiểm tra những gì
Mỗi hóa đơn, cùng những bước kiểm tra cẩn thận
Giá so với đơn hàng
Mỗi đơn giá được so với đơn đặt hàng, trong mức dung sai của bạn.
Số lượng so với giao hàng
Số đã tính tiền so với số phiếu giao hàng ghi đã đến.
Tổng và VAT
Các dòng, tiền trước thuế, VAT và tổng cộng khớp nhau, với mức làm tròn bạn cho phép.
Hóa đơn trùng
Cùng nhà cung cấp và số hiệu, hoặc cùng số tiền lặp lại trong số ngày bạn chọn.
Tài khoản ngân hàng thay đổi
Tài khoản khác với các hóa đơn trước luôn cần chủ sở hữu duyệt.
Thiếu tài liệu
Chưa có phiếu giao hàng? Lượt kiểm tra sẽ chờ và nhắc bạn, thay vì duyệt mù.
Ví dụ
Hóa đơn của một đại lý vật liệu xây dựng, đã kiểm tra
Tấm thạch cao được thỏa thuận 8,00 £ mỗi tấm; hóa đơn tính 8,50 £, và chỉ 96 tấm được giao.
| Mặt hàng | Đã đặt | Đã giao | Trên hóa đơn | Kết quả |
|---|---|---|---|---|
| Gỗ C24 4,8 m | 40 × 12,50 £ | 40 | 40 × 12,50 £ | Khớp |
| Tấm thạch cao 12,5 mm | 100 × 8,00 £ | 96 | 100 × 8,50 £ | Giá +50,00 £4 chưa giao · 32,00 £ |
| Ốc vít, hộp 200 | 20 × 10,00 £ | 20 | 20 × 10,00 £ | Khớp |
| Tổng gồm VAT | 1.800,00 £ | 1.860,00 £ | Trả 1.761,60 £ · yêu cầu giảm trừ 98,40 £ |
Dành cho ai
Cho các nhóm thanh toán hóa đơn nhà cung cấp hằng tuần
Nhóm tài chính nhỏ, kế toán viên và công ty kế toán kiểm tra hóa đơn cho khách hàng, cùng các doanh nghiệp mua vật tư và dịch vụ theo đơn đặt hàng.
An toàn từ thiết kế
- Việc duyệt luôn do con người. Không có gì được duyệt hay thanh toán tự động.
- Cấp duyệt theo số tiền, có thể thêm người duyệt thứ hai cho hóa đơn lớn.
- Mọi thao tác trong nhật ký kiểm toán: sửa, ghi chú, duyệt và xuất.
- Tài liệu được mã hóa và xóa theo quy tắc lưu trữ của bạn. Nhân viên chúng tôi không bao giờ xem nội dung.
Giá
Thuộc gói Macaaw Business
Mỗi người dùng có 50 lượt kiểm tra mỗi tháng, dùng chung trong không gian làm việc. Lượt thêm tốn 5 tín dụng mỗi lượt, khoảng 0,05 £.
Gói Business
9,99 £mỗi người dùng mỗi tháng, gồm VAT
- 50 lượt kiểm tra hóa đơn mỗi người dùng mỗi tháng, dùng chung
- Sau đó 5 tín dụng mỗi lượt (khoảng 0,05 £)
- Miễn phí 30 ngày
- Xuất CSV và Excel; kết nối phần mềm kế toán đang được lên kế hoạch
Câu hỏi
Câu hỏi
Macaaw có tự thanh toán hay tự duyệt hóa đơn không?
Không. Macaaw đọc, so sánh tài liệu và chỉ ra chênh lệch. Một người trong nhóm bạn quyết định và duyệt; việc thanh toán vẫn ở ngân hàng hoặc phần mềm kế toán của bạn.
Nếu đọc sai thì sao?
Mỗi trường có mức độ tin cậy. Kết quả không chắc chắn được đánh dấu “cần kiểm tra”, hiển thị cạnh bản gốc, và người xem xét có thể sửa. Các lần sửa được lưu trong nhật ký kiểm toán.
Mỗi hóa đơn có cần phiếu giao hàng không?
Không. Khi không có, lượt kiểm tra so hóa đơn với đơn đặt hàng và chờ phiếu giao hàng nếu quy tắc của bạn yêu cầu. Nhà cung cấp dịch vụ có thể chỉ đối chiếu với đơn hàng.
Dùng được với phần mềm kế toán nào?
Hiện các lượt kiểm tra đã duyệt xuất được ra CSV và Excel. Kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán đang được lên kế hoạch; hãy cho chúng tôi biết bạn dùng phần mềm nào.
Tài liệu của chúng tôi được lưu ở đâu?
Được mã hóa trong thư viện đám mây của không gian làm việc và xóa theo quy tắc lưu trữ. Nhân viên Macaaw có thể thấy tên và kích thước tệp để hỗ trợ, không bao giờ thấy nội dung.
Kiểm tra hóa đơn nhà cung cấp tiếp theo trong vài phút
Tải lên một hóa đơn cùng đơn hàng và phiếu giao hàng để xem kết quả.