採用・人事
採用・人事のためのPDFツールと電子署名
内定通知と契約を署名依頼で送り、就労資格書類のコピーを保護された1つのファイルにまとめ、開示請求への回答に載せるべきでない情報を墨消しします。サーバー処理はロンドンで行われ、ファイルは2時間以内に削除されます。
1 ユーザーあたり月額 £6.99、年払い · 2 ユーザーから
人事チームと採用担当者の使い方
内定から初出勤日までの書類のために
内定通知書と契約書に署名
Word の通知書を PDF に変換し、候補者用の署名欄と日付欄を配置して送信します。署名されるまで数日ごとにリマインダーが送られ、署名日時は証明書に記録されます。
就労資格書類のコピーを 1 つのファイルに
パスポートや在留資格書類の両面を Macaaw Scan または「スキャンして PDF に」でスキャンし、1 つの PDF にまとめ、人事ファイルに入れる前にパスワードで保護します。
採用担当マネージャー向けの候補者リスト
Word 形式で届いた履歴書を変換し、候補者リストを 1 つの PDF に結合して、下のテキストまで削除する墨消しで候補者の連絡先を消します。
就業規則や方針の確認
ページ番号とチェックボックス、署名欄を付けて更新版の就業規則を送れば、各自が読んだことを確認し、日付付きの記録が残ります。
入社手続きのフォーム
入社時の書類、口座情報、緊急連絡先の用紙を印刷せずに画面上で記入し、新入社員ごとに 1 つの入社書類ファイルに結合します。
本人からの開示請求
記録を集め、他の人の個人データを墨消しし、結合してページ番号を付ければ、開示資料が完全で読みやすく、参照しやすくなります。
人事・採用における Macaaw の役割
採用では 1 人ごとに多くの書類が発生します。内定通知、契約書、本人確認書類のコピー、推薦状、入社時の書類などです。Macaaw はその書類作業を担います。応募者管理システムや人事システムに代わるものではなく、そこに入れる PDF の準備、署名、送付を速くします。
個人データには注意が必要です。墨消し、自分の書類への署名、結合はブラウザ内で行われるため、それらのファイルがパソコンから出ることはありません。変換と圧縮はロンドンにある当社のサーバーで行われ、2 時間以内に削除されます。ビジネスのワークスペースでは、全員に 2 段階認証またはパスキーを必須にできます。
署名依頼で送った契約は、全員が署名するまで、さらにその後 30 日間、暗号化して保管されます。署名済みの契約書はダウンロードし、社内方針で定められた場所に保管してください。ビジネスのワークスペースでは、メンバーは自分の契約を、管理者はすべての契約を見られるため、複数のコンサルタントが同時に内定を送る採用チームに適しています。
活用例
初日までに署名済みの契約書を
手順をワークフローとして保存すれば、どの採用担当マネージャーも同じ方法で契約書を準備できます。
書類を準備する
内定通知書と契約書を Word から PDF に変換し、候補者が読む必要のある就業規則の抜粋と結合します。
入力欄を配置する
候補者を署名者として追加し、署名欄、日付欄、氏名欄を配置します。採用担当マネージャーが副署する場合は、2 人目の署名者として追加します。
送信して追跡する
候補者が最初に署名するよう署名順序を選び、リマインダーをオンにして送信します。メールが開かれたときと署名されたときがステータスに表示されます。
署名済みのコピーを保管する
署名済みの PDF を証明書と一緒にダウンロードし、入社日までに人事ファイルに追加します。
ビジネスプラン
チーム全員で使える 1 つのプラン
共有の利用枠なら、忙しい採用月に、落ち着いた月の残りを使えます。
£6.991 ユーザーあたり月額、年払い · 月払いは £9.99
- 1 ユーザーあたり月 200 件の署名依頼（共有）
- 1 つの書類につき最大 20 人の署名者
- 1 ユーザーあたり月 1,000 ページのテキスト認識（共有）
- 1 ユーザーあたり月 500 件の Office 変換（共有）
- 1 回のタスクで最大 500 MB、200 ファイルまで
- メンバー、役割、共有ワークフロー、一括請求
- 英国のサーバーサーバー処理のツールはロンドンで実行されます。
- 2 時間以内に削除当社ツールで処理したファイルが対象です。「削除」を押せば即座に削除されます。
- 英国 GDPRビジネスでは、データ処理契約を締結できます。
- 監査証跡署名済みの PDF にはすべて、署名証明書が付きます。
よくある質問
人事チームからのよくある質問
雇用契約書に電子署名できますか？
イングランドおよびウェールズでは、ほとんどの雇用契約書や内定通知書で電子署名が有効です。和解や貸付の取り決めの一部など、証書（deed）として作成する必要がある書類や立会人の前で署名する必要がある書類には追加の手続きが必要なため、顧問にご確認ください。スコットランドと北アイルランドには独自の規則があります。
候補者が署名するのに Macaaw のアカウントは必要ですか？
いいえ。候補者はメールのリンクを開き、書類を読んで、スマートフォンやパソコンで署名できます。アカウントが必要なのは送信者だけです。
Macaaw は本人確認書類が本物かどうか確認しますか？
いいえ。Macaaw は取得したコピーをスキャン、保存、保護しますが、書類の真偽は確認しません。就労資格の確認は内務省（Home Office）のガイダンスに従い、コピーは社内方針で定められた期間保管してください。
墨消しで本当にテキストが削除されますか？
はい。「PDF を墨消し」は各ボックスの下にあるテキストや画像を覆い隠すのではなく削除します。処理はブラウザ内で行われるため、元のファイルが当社のサーバーに届くことはありません。
複数の採用担当者で 1 つのプランを共有できますか？
はい。ビジネスでは全員が 1 つのワークスペースのメンバーとなり、役割、共有ワークフロー、共有の利用枠、一括請求を利用できます。2 ユーザーからご利用いただけます。
このページの法的情報は、イングランドおよびウェールズ向けの一般的な案内であり、法的助言ではありません。スコットランドと北アイルランドには独自の規則があり、証書や立会人が必要な書類には追加の手続きが必要です。
内定を送り、契約書が戻る。印刷は不要です。
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