নিয়োগ ও এইচআর
নিয়োগ ও HR-এর জন্য PDF টুল ও ই-স্বাক্ষর
অফার লেটার ও চুক্তি স্বাক্ষরের জন্য পাঠান, কাজের অধিকারের কপি একটি সুরক্ষিত ফাইলে রাখুন এবং তথ্য প্রকাশে যা দেখানো উচিত নয় তা আড়াল করুন। সার্ভারের কাজ লন্ডনে চলে এবং ফাইল 2 ঘণ্টার মধ্যে মুছে ফেলা হয়।
30 দিন বিনামূল্যে Business চেষ্টা করুনসাইন কীভাবে কাজ করে দেখুন
জনপ্রতি মাসে ৬.৯৯£, বছরের হিসাবে বিল · 2 জন ব্যবহারকারী থেকে
HR টিম ও রিক্রুটাররা এটি কীসে ব্যবহার করেন
অফার থেকে প্রথম দিন পর্যন্ত কাগজপত্রের জন্য তৈরি
অফার লেটার ও চুক্তি, সাইন করা
Word থেকে চিঠিটিকে PDF করুন, প্রার্থীর জন্য স্বাক্ষর ও তারিখের ফিল্ড বসান এবং পাঠিয়ে দিন। সাইন না হওয়া পর্যন্ত কয়েক দিন পরপর রিমাইন্ডার যায়, আর সার্টিফিকেটে লেখা থাকে কখন সাইন হল।
কাজের অধিকারের কপি এক ফাইলে
পাসপোর্ট বা রেসিডেন্স ডকুমেন্টের দুই পাশ Macaaw Scan বা “স্ক্যান থেকে PDF” দিয়ে স্ক্যান করুন, একটি PDF হিসেবে রাখুন এবং কর্মী ফাইলে রাখার আগে পাসওয়ার্ড দিয়ে সুরক্ষিত করুন।
হায়ারিং ম্যানেজারদের জন্য শর্টলিস্ট
Word ফাইল হিসেবে আসা CV কনভার্ট করুন, শর্টলিস্ট একটি PDF-এ মার্জ করুন এবং এমন রিড্যাকশন দিয়ে প্রার্থীদের যোগাযোগের তথ্য সরান যা নিচের লেখাও মুছে দেয়।
হ্যান্ডবুক ও নীতির প্রাপ্তিস্বীকার
পেজ নম্বর, একটি চেকবক্স ও স্বাক্ষরের ফিল্ড দিয়ে হালনাগাদ হ্যান্ডবুক পাঠান, যাতে প্রত্যেকে নিশ্চিত করেন যে তিনি এটি পড়েছেন আর আপনার কাছে তারিখসহ রেকর্ড থাকে।
অনবোর্ডিং ফর্ম
যোগদানের ফর্ম, ব্যাংকের তথ্য ও জরুরি যোগাযোগের শিট প্রিন্ট না করে স্ক্রিনেই পূরণ করুন, তারপর প্রতিটি নতুন কর্মীর জন্য সেগুলো একটি অনবোর্ডিং ফাইলে মার্জ করুন।
সাবজেক্ট অ্যাক্সেস অনুরোধ
রেকর্ডগুলো জড়ো করুন, অন্য মানুষের ব্যক্তিগত তথ্য রিড্যাক্ট করুন, তারপর মার্জ করে পেজ নম্বর দিন, যাতে প্রকাশ করা তথ্য সম্পূর্ণ, পাঠযোগ্য ও সহজে খুঁজে পাওয়া যায়।
HR ও নিয়োগে Macaaw কোথায় কাজে আসে
নিয়োগে প্রতিটি মানুষের জন্য অনেক কাগজ তৈরি হয়: অফার, চুক্তি, পরিচয়পত্রের কপি, রেফারেন্স ও যোগদানের ফর্ম। Macaaw এই কাজের ডকুমেন্টের দিকটা সামলায়। এটি আপনার আবেদনকারী ট্র্যাকিং বা HR সিস্টেমের জায়গা নেয় না; সেগুলোতে যে PDF যায়, সেগুলো তৈরি, সাইন ও পাঠানো দ্রুত করে।
ব্যক্তিগত তথ্য সাবধানে সামলাতে হয়। রিড্যাকশন, নিজের ডকুমেন্ট সাইন করা ও মার্জ করা আপনার ব্রাউজারে চলে, তাই সেই ফাইলগুলো কখনও আপনার কম্পিউটার ছেড়ে যায় না। কনভার্সন ও কমপ্রেশন লন্ডনে আমাদের সার্ভারে চলে এবং 2 ঘণ্টার মধ্যে মুছে যায়, আর Business ওয়ার্কস্পেস সবার জন্য টু-স্টেপ সাইন-ইন বা পাসকি বাধ্যতামূলক করতে পারে।
সাইনের জন্য পাঠানো চুক্তি সবাই সাইন না করা পর্যন্ত এবং তারপর 30 দিন এনক্রিপ্ট করে রাখা হয়, তাই সাইন করা চুক্তি ডাউনলোড করে আপনার নীতি অনুযায়ী জায়গায় ফাইল করুন। Business ওয়ার্কস্পেসে সদস্যরা নিজেদের চুক্তি দেখেন আর অ্যাডমিনরা সবগুলো দেখেন, যা এমন নিয়োগ টিমের জন্য উপযুক্ত যেখানে একসঙ্গে কয়েকজন কনসালট্যান্ট অফার পাঠান।
প্লেবুক
প্রথম দিনের আগেই সাইন করা চুক্তি
ধাপগুলো ওয়ার্কফ্লো হিসেবে সেভ করুন, যাতে প্রত্যেক হায়ারিং ম্যানেজার একইভাবে চুক্তি তৈরি করেন।
ডকুমেন্ট প্রস্তুত করুন
অফার লেটার ও চুক্তি Word থেকে PDF করুন এবং প্রার্থীর পড়ার জন্য হ্যান্ডবুকের অংশের সঙ্গে মার্জ করুন।
ফিল্ড বসান
প্রার্থীকে সাইনার হিসেবে যোগ করুন এবং স্বাক্ষর, তারিখ ও নামের ফিল্ড বসান। হায়ারিং ম্যানেজার পাল্টা সাইন করলে তাঁকে দ্বিতীয় সাইনার হিসেবে যোগ করুন।
পাঠান ও ট্র্যাক করুন
সাইনের ক্রম এমনভাবে বাছুন যাতে প্রার্থী আগে সাইন করেন, রিমাইন্ডার চালু করে পাঠিয়ে দিন। স্ট্যাটাসে দেখা যায় ইমেল কখন খোলা হল ও কখন সাইন হল।
সাইন করা কপি ফাইল করুন
সার্টিফিকেটসহ সাইন করা PDF ডাউনলোড করুন এবং যোগদানের তারিখের আগে কর্মী ফাইলে যোগ করুন।
Business প্ল্যান
পুরো টিমের জন্য একটি প্ল্যান
যৌথ সীমার ফলে ব্যস্ত নিয়োগের মাস ব্যবহার করতে পারে শান্ত মাসে যা বেঁচে যায়।
৬.৯৯£জনপ্রতি মাসে, বছরের হিসাবে বিল · অথবা মাসিক ৯.৯৯£
- জনপ্রতি মাসে ২০০টি সাইনের অনুরোধ, যৌথ
- প্রতিটি ডকুমেন্টে সর্বোচ্চ ২০ জন স্বাক্ষরকারী
- জনপ্রতি মাসে ১,০০০ পেজ লেখা শনাক্তকরণ, যৌথ
- জনপ্রতি মাসে ৫০০টি অফিস কনভার্সন, যৌথ
- ৫০০ MB পর্যন্ত ফাইল এবং এক টাস্কে ২০০টি ফাইল
- সদস্য, ভূমিকা, শেয়ার করা ওয়ার্কফ্লো ও কেন্দ্রীয় বিলিং
- UK সার্ভারসার্ভার টুল লন্ডনে চলে।
- 2 ঘণ্টার মধ্যে মুছে যায়আমাদের টুলের ফাইল, অথবা আপনি মুছুন চাপার মুহূর্তে।
- UK GDPRBusiness-এ ডেটা প্রসেসিং চুক্তি।
- অডিট ট্রেইলপ্রতিটি সাইন করা PDF-এ তার সাইনিং সার্টিফিকেট থাকে।
প্রশ্নোত্তর
HR টিমের প্রশ্ন
চাকরির চুক্তি কি ইলেকট্রনিকভাবে সাইন করা যায়?
ইংল্যান্ড ও ওয়েলসে বেশিরভাগ চাকরির চুক্তি ও অফার লেটারের জন্য ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর বৈধ। যেসব ডকুমেন্ট দলিল (ডিড) হিসেবে করতে হয় বা সাক্ষীর সামনে সাইন করতে হয়, যেমন কিছু সেটেলমেন্ট বা ঋণের ব্যবস্থা, সেগুলোর জন্য অতিরিক্ত আনুষ্ঠানিকতা লাগে, তাই আপনার পরামর্শদাতার সঙ্গে কথা বলে নিন। স্কটল্যান্ড ও উত্তর আয়ারল্যান্ডের নিজস্ব নিয়ম আছে।
সাইন করতে কি প্রার্থীদের Macaaw অ্যাকাউন্ট লাগে?
না। তাঁরা ইমেলের লিংক খোলেন, ডকুমেন্ট পড়েন এবং যেকোনো ফোন বা কম্পিউটারে সাইন করেন। অ্যাকাউন্ট লাগে শুধু যিনি পাঠাচ্ছেন তাঁর।
পরিচয়পত্র আসল কিনা Macaaw কি তা যাচাই করে?
না। Macaaw আপনার তোলা কপি স্ক্যান, সংরক্ষণ ও সুরক্ষিত করে; এটি ডকুমেন্ট যাচাই করে না। কাজের অধিকার (রাইট-টু-ওয়ার্ক) যাচাইয়ের জন্য Home Office-এর নির্দেশনা মেনে চলুন এবং আপনার নীতি যতদিন বলে ততদিন কপি রাখুন।
রিড্যাকশন কি সত্যিই লেখা মুছে দেয়?
হ্যাঁ। “PDF রিড্যাক্ট” প্রতিটি বক্সের নিচের লেখা ও ছবি ঢেকে রাখে না, সরিয়ে দেয়, আর এটি আপনার ব্রাউজারে চলে, তাই আসল ফাইল কখনও আমাদের সার্ভারে পৌঁছায় না।
কয়েকজন রিক্রুটার কি একটি প্ল্যান শেয়ার করতে পারেন?
হ্যাঁ। Business-এ সবাই একটি ওয়ার্কস্পেসের সদস্য, যেখানে আছে ভূমিকা, শেয়ার করা ওয়ার্কফ্লো, যৌথ সীমা ও একটিই বিল, 2 জন ব্যবহারকারী থেকে শুরু।
এই পাতার আইনি তথ্য ইংল্যান্ড ও ওয়েলসের জন্য সাধারণ নির্দেশনা, আইনি পরামর্শ নয়। স্কটল্যান্ড ও উত্তর আয়ারল্যান্ডের নিজস্ব নিয়ম আছে, আর সাক্ষীর উপস্থিতিতে সাইন করতে হয় এমন দলিল বা ডকুমেন্টের জন্য অতিরিক্ত আনুষ্ঠানিকতা লাগে।
অফার যায়, চুক্তি ফেরে, কিছুই প্রিন্ট হয় না।
আপনার পুরো টিম নিয়ে 30 দিন বিনামূল্যে Business চেষ্টা করুন।