Проверка счетов · для финансовых команд
Находите завышенные счета до оплаты
Macaaw сверяет каждый счёт поставщика с заказом на закупку и накладной, строка за строкой. Неверные цены, недопоставки, дубликаты и изменённые реквизиты отмечаются вместе со спорной суммой. Утверждает всегда человек.
Попробуйте Business бесплатно 30 днейПосмотреть пример
- PDF, сканы и фото
- Ничего не оплачивается автоматически
- Документы зашифрованы
- Брус C24 · 40 × 12,50 £Совпадает
- Гипсокартон · 8,50 £ вместо согласованных 8,00 £+50,00 £
- Гипсокартон · поставлено 96 из 10032,00 £
- Саморезы · 20 × 10,00 £Совпадает
Мелкие расхождения накапливаются, когда некогда проверять каждую строку
Цены незаметно растут
Цена за единицу на несколько пенсов выше согласованной легко теряется в длинном счёте и повторяется каждый месяц.
Частичная поставка оплачивается полностью
Если в накладной 96, а в счёте 100, это нужно заметить до оплаты.
Дубликаты и поддельные счета
Один и тот же счёт дважды или письмо «у нас новый банковский счёт» — частые пути к оплате того, что вы не должны.
Как это работает
Три документа на входе, один ясный ответ на выходе
Добавьте документы
Загрузите счёт, заказ и накладную в аккаунт или отправьте их через PDF API. Пересылка писем поставщиков запланирована.
Мы читаем и сравниваем
Поставщик, номера, даты, НДС и каждая строка считываются и сверяются в пределах заданных вами допусков. Неуверенные значения отмечаются для проверки человеком.
Проверьте и утвердите
Смотрите оригинал рядом с расхождениями, утвердите верную сумму, запросите у поставщика корректировочный счёт и выгрузите утверждённые счета.
Что проверяется
Каждый счёт — одинаково тщательная проверка
Цены по заказу
Каждая цена за единицу сравнивается с заказом в пределах допуска.
Количество по поставке
Выставленное количество сравнивается с тем, что по накладной пришло.
Итоги и НДС
Строки, сумма без НДС, НДС и итог сходятся с допустимым округлением.
Дубликаты счетов
Тот же поставщик и номер или та же сумма повторно в выбранный вами срок.
Изменённые реквизиты
Счёт, отличный от прежних, всегда требует утверждения владельца.
Недостающие документы
Накладной ещё нет? Проверка ждёт и напоминает, а не утверждается вслепую.
Пример
Счёт строительной базы после проверки
Гипсокартон согласовали по 8,00 £ за лист; в счёте 8,50 £, а поставлено только 96 листов.
| Позиция | Заказано | Поставлено | В счёте | Результат |
|---|---|---|---|---|
| Брус C24 4,8 м | 40 × 12,50 £ | 40 | 40 × 12,50 £ | Совпадает |
| Гипсокартон 12,5 мм | 100 × 8,00 £ | 96 | 100 × 8,50 £ | Цена +50,00 £4 не поставлено · 32,00 £ |
| Саморезы, коробка 200 шт. | 20 × 10,00 £ | 20 | 20 × 10,00 £ | Совпадает |
| Итого с НДС | 1 800,00 £ | 1 860,00 £ | Оплатить 1 761,60 £ · запросить 98,40 £ |
Для кого
Для команд, которые каждую неделю оплачивают счета поставщиков
Небольшие финансовые отделы, бухгалтеры и бухгалтерские фирмы, проверяющие счета клиентов, а также компании, закупающие материалы и услуги по заказам.
Безопасно по устройству
- Утверждает всегда человек. Ничего не утверждается и не оплачивается автоматически.
- Уровни утверждения по сумме, с необязательным вторым утверждающим для крупных счетов.
- Каждое действие в журнале аудита: исправления, заметки, утверждения и выгрузки.
- Документы зашифрованы и удаляются по вашему правилу хранения. Наши сотрудники никогда не видят их содержимое.
Цены
Входит в Macaaw Business
На каждого пользователя включено 50 проверок в месяц, общих для рабочего пространства. Дополнительная проверка стоит 5 кредитов, около 0,05 £.
Тариф Business
9,99 £за пользователя в месяц, с НДС
- 50 проверок счетов на пользователя в месяц, общих
- Далее 5 кредитов за проверку (около 0,05 £)
- Бесплатно 30 дней
- Выгрузка в CSV и Excel; интеграции с бухгалтерскими программами запланированы
Вопросы
Вопросы
Macaaw сам оплачивает или утверждает счета?
Нет. Macaaw читает и сравнивает документы и показывает расхождения. Решение и утверждение — за человеком из вашей команды; оплата остаётся в вашем банке или бухгалтерской программе.
А если значение считано неверно?
У каждого поля есть уровень уверенности. Неуверенные значения помечаются «проверить», показываются рядом с оригиналом, и проверяющий может их исправить. Исправления сохраняются в журнале аудита.
Нужна ли накладная для каждого счёта?
Нет. Без неё счёт сверяется с заказом, а проверка ждёт накладную, если этого требуют ваши правила. Поставщиков услуг можно проверять только по заказу.
С какими бухгалтерскими программами работает?
Сейчас утверждённые проверки выгружаются в CSV и Excel. Прямые интеграции с бухгалтерскими программами запланированы — напишите, какой пользуетесь вы.
Где хранятся наши документы?
В зашифрованном виде в облачной библиотеке рабочего пространства; удаляются по вашему правилу хранения. Сотрудники Macaaw видят названия и размеры файлов для поддержки, но не содержимое.
Проверьте следующий счёт поставщика за несколько минут
Загрузите счёт с заказом и накладной и посмотрите, что найдётся.