Rechnungsprüfung · für Finanzteams
Überhöhte Rechnungen erkennen, bevor Sie zahlen
Macaaw prüft jede Lieferantenrechnung Zeile für Zeile gegen Bestellung und Lieferschein. Falsche Preise, Teillieferungen, Duplikate und geänderte Bankdaten werden mit dem betroffenen Betrag markiert. Freigeben tut immer ein Mensch.
Business 30 Tage kostenlos testenBeispiel ansehen
- Für PDFs, Scans und Fotos
- Nichts wird automatisch bezahlt
- Dokumente verschlüsselt
- Bauholz C24 · 40 × 12,50 £Stimmt
- Gipskarton · 8,50 £ statt vereinbarter 8,00 £+50,00 £
- Gipskarton · 96 von 100 geliefert32,00 £
- Schrauben · 20 × 10,00 £Stimmt
Kleine Abweichungen summieren sich, wenn niemand Zeit hat, jede Zeile zu prüfen
Preise steigen schleichend
Ein Stückpreis ein paar Cent über dem vereinbarten fällt auf einer langen Rechnung kaum auf – und wiederholt sich jeden Monat.
Teillieferungen werden voll berechnet
Steht auf dem Lieferschein 96 und auf der Rechnung 100, muss das jemand vor dem Zahllauf bemerken.
Duplikate und gefälschte Rechnungen
Dieselbe Rechnung zweimal oder eine E-Mail mit „neuer Bankverbindung“ sind häufige Wege, Geld zu zahlen, das Sie nicht schulden.
So funktioniert es
Drei Dokumente rein, eine klare Antwort raus
Dokumente hinzufügen
Laden Sie Rechnung, Bestellung und Lieferschein in Ihrem Konto hoch oder senden Sie sie über die PDF-API. Das Weiterleiten von Lieferanten-E-Mails ist geplant.
Wir lesen und vergleichen
Lieferant, Nummern, Daten, MwSt. und jede Zeile werden gelesen und innerhalb Ihrer Toleranzen abgeglichen. Unsichere Werte werden zur Bestätigung durch einen Menschen markiert.
Prüfen und freigeben
Sehen Sie das Original neben den Abweichungen, geben Sie den richtigen Betrag frei, fordern Sie eine Gutschrift an und exportieren Sie die freigegebenen Rechnungen.
Was geprüft wird
Jede Rechnung, dieselben sorgfältigen Prüfungen
Preise gegen die Bestellung
Jeder Stückpreis wird mit der Bestellung verglichen, innerhalb Ihrer Toleranz.
Mengen gegen die Lieferung
Was berechnet wurde, verglichen mit dem, was laut Lieferschein angekommen ist.
Summen und MwSt.
Zeilen, Netto, MwSt. und Gesamtbetrag gehen auf, mit der Rundung, die Sie zulassen.
Doppelte Rechnungen
Gleicher Lieferant und gleiche Nummer oder derselbe Betrag erneut innerhalb der von Ihnen gewählten Tage.
Geänderte Bankdaten
Ein anderes Konto als bei früheren Rechnungen braucht immer die Freigabe des Inhabers.
Fehlende Dokumente
Noch kein Lieferschein? Die Prüfung wartet und erinnert Sie, statt blind freigegeben zu werden.
Ein Beispiel
Die Rechnung eines Baustoffhändlers, geprüft
Der Gipskarton war zu 8,00 £ pro Platte vereinbart; die Rechnung verlangt 8,50 £, und geliefert wurden nur 96 Platten.
| Artikel | Bestellt | Geliefert | Berechnet | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| Bauholz C24 4,8 m | 40 × 12,50 £ | 40 | 40 × 12,50 £ | Stimmt |
| Gipskarton 12,5 mm | 100 × 8,00 £ | 96 | 100 × 8,50 £ | Preis +50,00 £4 nicht geliefert · 32,00 £ |
| Schrauben, Packung à 200 | 20 × 10,00 £ | 20 | 20 × 10,00 £ | Stimmt |
| Gesamt inkl. MwSt. | 1.800,00 £ | 1.860,00 £ | 1.761,60 £ zahlen · 98,40 £ Gutschrift anfordern |
Für wen
Für Teams, die jede Woche Lieferantenrechnungen bezahlen
Kleine Finanzteams, Buchhalter und Kanzleien, die Rechnungen für ihre Mandanten prüfen, sowie Unternehmen, die Material und Leistungen per Bestellung einkaufen.
Sicher konzipiert
- Freigeben tut immer ein Mensch. Nichts wird automatisch freigegeben oder bezahlt.
- Freigabestufen nach Betrag, mit optionalem zweiten Freigebenden für große Rechnungen.
- Jede Aktion im Prüfprotokoll: Korrekturen, Notizen, Freigaben und Exporte.
- Dokumente verschlüsselt und nach Ihrer Aufbewahrungsregel gelöscht. Unser Personal sieht die Inhalte nie.
Preise
Teil von Macaaw Business
Pro Nutzer sind 50 Prüfungen im Monat enthalten, gemeinsam im Workspace nutzbar. Zusätzliche Prüfungen kosten je 5 Credits, etwa 0,05 £.
Business-Tarif
9,99 £pro Nutzer und Monat, inkl. MwSt.
- 50 Rechnungsprüfungen pro Nutzer und Monat, gemeinsam nutzbar
- Danach 5 Credits pro Prüfung (etwa 0,05 £)
- 30 Tage kostenlos
- Export als CSV und Excel; Anbindungen an Buchhaltungssoftware sind geplant
Fragen
Fragen
Bezahlt oder genehmigt Macaaw Rechnungen selbstständig?
Nein. Macaaw liest und vergleicht die Dokumente und zeigt die Abweichungen. Eine Person in Ihrem Team entscheidet und gibt frei; die Zahlung bleibt in Ihrer Bank oder Buchhaltungssoftware.
Was, wenn etwas falsch gelesen wird?
Jedes Feld hat eine Zuverlässigkeitsangabe. Unsichere Werte werden als „zu prüfen“ markiert, neben dem Original angezeigt und können von jedem Prüfenden korrigiert werden. Korrekturen stehen im Prüfprotokoll.
Brauche ich für jede Rechnung einen Lieferschein?
Nein. Ohne Lieferschein vergleicht die Prüfung Rechnung und Bestellung und wartet auf den Lieferschein, wenn Ihre Regeln das verlangen. Dienstleister können nur gegen die Bestellung geprüft werden.
Mit welcher Buchhaltungssoftware funktioniert es?
Freigegebene Prüfungen lassen sich heute als CSV und Excel exportieren. Direkte Anbindungen an Buchhaltungssoftware sind geplant; sagen Sie uns, welche Sie nutzen.
Wo werden unsere Dokumente gespeichert?
Verschlüsselt in der Cloud-Bibliothek Ihres Workspace und gelöscht, wenn Ihre Aufbewahrungsregel es vorsieht. Macaaw-Mitarbeitende sehen für den Support Dateinamen und -größen, nie die Inhalte.
Prüfen Sie Ihre nächste Lieferantenrechnung in Minuten
Laden Sie eine Rechnung mit Bestellung und Lieferschein hoch und sehen Sie, was gefunden wird.