Contrôle des factures · pour les équipes financières
Repérez les surfacturations avant de payer
Macaaw compare chaque facture fournisseur à son bon de commande et à son bon de livraison, ligne par ligne. Prix erronés, livraisons partielles, doublons et coordonnées bancaires modifiées sont signalés avec le montant en jeu. Une personne valide toujours.
Essayer Business gratuitement 30 joursVoir un exemple
- PDF, scans et photos acceptés
- Rien n’est payé automatiquement
- Documents chiffrés
- Bois C24 · 40 × 12,50 £GBConforme
- Plaque de plâtre · 8,50 £GB au lieu de 8,00 £GB convenu+50,00 £GB
- Plaque de plâtre · 96 sur 100 livrées32,00 £GB
- Vis · 20 × 10,00 £GBConforme
Les petits écarts s’accumulent quand personne n’a le temps de vérifier chaque ligne
Les prix grimpent discrètement
Un prix unitaire quelques centimes au-dessus du prix convenu passe inaperçu sur une longue facture, et se répète chaque mois.
Les livraisons partielles facturées en entier
Quand le bon de livraison indique 96 et la facture 100, quelqu’un doit le voir avant le paiement.
Doublons et fausses factures
La même facture envoyée deux fois, ou un e-mail « nouveau compte bancaire », sont des façons courantes de payer ce que vous ne devez pas.
Comment ça marche
Trois documents en entrée, une réponse claire en sortie
Ajoutez les documents
Téléversez la facture, le bon de commande et le bon de livraison dans votre compte, ou envoyez-les par l’API PDF. Le transfert des e-mails fournisseurs est prévu.
Nous lisons et comparons
Fournisseur, numéros, dates, TVA et chaque ligne sont lus et rapprochés selon vos tolérances. Les lectures incertaines sont signalées pour qu’une personne les confirme.
Vérifiez et validez
Voyez l’original à côté des écarts, validez le bon montant, demandez un avoir au fournisseur et exportez les factures validées.
Ce qui est vérifié
Chaque facture, les mêmes vérifications rigoureuses
Prix face à la commande
Chaque prix unitaire comparé au bon de commande, dans votre tolérance.
Quantités face à la livraison
Ce qui est facturé comparé à ce que le bon de livraison indique comme reçu.
Totaux et TVA
Lignes, HT, TVA et TTC concordent, avec l’arrondi que vous autorisez.
Factures en double
Même fournisseur et même numéro, ou le même montant à nouveau dans le délai que vous choisissez.
Coordonnées bancaires modifiées
Un compte différent de celui des factures précédentes exige toujours la validation du propriétaire.
Documents manquants
Pas encore de bon de livraison ? Le contrôle attend et vous le rappelle, au lieu d’être validé à l’aveugle.
Un exemple
La facture d’un négoce de matériaux, contrôlée
La plaque de plâtre était convenue à 8,00 £GB l’unité ; la facture demande 8,50 £GB, et seulement 96 plaques ont été livrées.
| Article | Commandé | Livré | Facturé | Résultat |
|---|---|---|---|---|
| Bois C24 4,8 m | 40 × 12,50 £GB | 40 | 40 × 12,50 £GB | Conforme |
| Plaque de plâtre 12,5 mm | 100 × 8,00 £GB | 96 | 100 × 8,50 £GB | Prix +50,00 £GB4 non livrées · 32,00 £GB |
| Vis, boîte de 200 | 20 × 10,00 £GB | 20 | 20 × 10,00 £GB | Conforme |
| Total TTC | 1 800,00 £GB | 1 860,00 £GB | Payer 1 761,60 £GB · demander un avoir de 98,40 £GB |
Pour qui
Pour les équipes qui paient des factures fournisseurs chaque semaine
Petites équipes financières, comptables et cabinets qui contrôlent les factures de leurs clients, et entreprises qui achètent matériaux et services sur bon de commande.
Sûr par conception
- Une personne valide toujours. Rien n’est validé ni payé automatiquement.
- Niveaux de validation selon le montant, avec un second valideur facultatif pour les grosses factures.
- Chaque action dans le journal d’audit : corrections, notes, validations et exports.
- Documents chiffrés et supprimés selon votre règle de conservation. Notre personnel n’en voit jamais le contenu.
Tarifs
Inclus dans Macaaw Business
50 contrôles par mois sont inclus pour chaque utilisateur, partagés dans l’espace de travail. Les contrôles supplémentaires coûtent 5 crédits chacun, environ 0,05 £GB.
Formule Business
9,99 £GBpar utilisateur et par mois, TVA incluse
- 50 contrôles de factures par utilisateur et par mois, partagés
- Puis 5 crédits par contrôle (environ 0,05 £GB)
- Gratuit pendant 30 jours
- Export CSV et Excel ; les connexions aux logiciels comptables sont prévues
Questions
Questions
Macaaw paie-t-il ou valide-t-il les factures tout seul ?
Non. Macaaw lit et compare les documents et montre les écarts. Une personne de votre équipe décide et valide ; le paiement reste dans votre banque ou votre logiciel comptable.
Et si la lecture est fausse ?
Chaque champ a un niveau de confiance. Les lectures incertaines sont marquées « à vérifier », affichées à côté de l’original, et toute personne qui vérifie peut les corriger. Les corrections sont conservées dans le journal d’audit.
Faut-il un bon de livraison pour chaque facture ?
Non. Sans bon de livraison, le contrôle compare la facture au bon de commande et attend le bon de livraison si vos règles l’exigent. Les prestataires de services peuvent être contrôlés sur la seule commande.
Avec quel logiciel comptable cela fonctionne-t-il ?
Les contrôles validés s’exportent aujourd’hui en CSV et Excel. Des connexions directes aux logiciels comptables sont prévues ; dites-nous lequel vous utilisez.
Où sont conservés nos documents ?
Chiffrés dans la bibliothèque cloud de votre espace de travail, et supprimés selon votre règle de conservation. Le personnel de Macaaw peut voir les noms et tailles des fichiers pour l’assistance, jamais leur contenu.
Contrôlez votre prochaine facture fournisseur en quelques minutes
Téléversez une facture avec sa commande et son bon de livraison, et voyez ce qui ressort.