Eventos
Herramientas PDF y firmas electrónicas para organizadores de eventos
Consigue firmar contratos de recintos y proveedores, prepara dosieres para asistentes y manuales de expositores, recoge formularios de ponentes y expositores y mantén las escaletas al día. Procesos de servidor en Londres y archivos eliminados en 2 horas.
Prueba Business gratis durante 30 díasMira cómo funciona la firma
6,99 GBP por usuario al mes, facturado anualmente · desde 2 usuarios
Para qué lo usan los equipos de eventos
Pensado para las semanas antes de abrir las puertas
Contratos con recintos y proveedores, firmados
Convierte los contratos de Word y envíalos a firmar. Los recordatorios insisten a cada proveedor y el estado muestra quién ha firmado antes de confirmar la reserva. Los contratos firmados vuelven con un certificado que registra cuándo aceptó cada proveedor.
Dosieres para asistentes y manuales de expositores
Une el programa, los planos y la información del recinto en un dosier con números de página y comprímelo para que se descargue rápido en el móvil. Los asistentes pueden llevarlo en el móvil durante todo el evento.
Formularios de ponentes y expositores
Envía los acuerdos de ponentes y los formularios de expositores para rellenar y firmar online, para que datos y consentimientos lleguen completos y a tiempo.
Certificados de proveedores y evaluaciones de riesgos
Escanea los certificados de seguro y las evaluaciones de riesgos que traen los proveedores en papel y únelos en un archivo para el plan de seguridad del evento. Las fechas de caducidad son fáciles de encontrar cuando llega el siguiente evento.
Escaletas siempre al día
Convierte la hoja de la escaleta en un PDF que el equipo pueda abrir en cualquier móvil y compara versiones para ver qué cambió durante la noche. Todo el mundo en el recinto trabaja con la misma versión.
Facturas de proveedores tras el evento
Control de facturas en Business compara cada factura de proveedor con el pedido, para detectar extras nunca acordados antes de pagar.
Dónde encaja Macaaw en la organización de eventos
Un evento de cualquier tamaño trae decenas de contratos, formularios y certificados de recintos, catering, equipos audiovisuales, ponentes y expositores, todos con plazos. Macaaw mantiene ese papeleo en marcha. No es una plataforma de gestión de eventos ni de entradas; se ocupa de los documentos que esas plataformas dejan al correo. Sirve igual para organizadores de congresos, agencias, recintos y equipos de festivales.
Unir, rellenar formularios y firmar tus propios documentos se ejecutan en tu navegador. La conversión, la comparación y la compresión se ejecutan en nuestros servidores de Londres y los archivos se eliminan en 2 horas.
Los equipos de eventos crecen y menguan con el calendario. En Business se puede invitar a miembros para una temporada y retirarlos después, los cupos se agrupan en el espacio y los flujos guardados hacen que un nuevo coordinador prepare un dosier igual que los demás. El personal freelance puede firmar contratos y formularios sin cuenta.
Guía práctica
Un dosier para asistentes en cuatro pasos
Un archivo que cada asistente puede abrir en su móvil.
Reúne las partes
Arrastra el programa, el plano de planta, la lista de ponentes y la información del recinto, convirtiendo cada uno a PDF.
Une en orden
Ordena los archivos como los necesitan los asistentes y añade números de página.
Aligéralo
Comprime el dosier para que se descargue rápido con la cobertura móvil del recinto. El wifi del recinto suele estar saturado, así que cuanto más ligero, mejor.
Compártelo
Envía el dosier por correo o súbelo a tu plataforma de eventos, y guarda los pasos como flujo de trabajo para la próxima vez.
Plan Business
Un plan para todo el equipo
Planificadores, productores y personal de temporada en un plan, con cupos agrupados.
6,99 GBPpor usuario al mes, facturado anualmente · o 9,99 GBP al mes
- 200 solicitudes de firma por usuario al mes, compartidas
- Hasta 20 firmantes en cada documento
- 1000 páginas de reconocimiento de texto por usuario al mes, compartidas
- 500 conversiones de Office por usuario al mes, compartidas
- Archivos de hasta 500 MB y 200 archivos en una tarea
- Miembros, roles, flujos de trabajo compartidos y facturación centralizada
- Servidores en el Reino UnidoLas herramientas de servidor se ejecutan en Londres.
- Eliminados en menos de 2 horasLos archivos de nuestras herramientas, o en el momento en que pulsas Eliminar.
- RGPD del Reino UnidoUn acuerdo de tratamiento de datos en Business.
- Registro de auditoríaCada PDF firmado incluye su certificado de firma.
Preguntas
Lo que preguntan los equipos de eventos
¿Pueden los proveedores firmar sin cuenta?
Sí. Abren el enlace del correo y firman en cualquier dispositivo. Solo quien envía necesita una cuenta.
¿Podemos añadir personal temporal durante una temporada?
Sí. Invítalos a tu espacio Business y retíralos después. Tú eliges su rol y lo que pueden ver.
¿Qué tamaño puede tener un dosier para asistentes?
En Business puedes trabajar con archivos de hasta 500 MB y después comprimir el paquete al tamaño que necesites.
¿Podemos ver qué cambió en la escaleta?
Sí. Comparar PDF resalta cada cambio entre dos versiones página a página. Está incluido en Pro y Business.
¿Qué pasa con los contratos firmados?
Se guardan cifrados hasta que todos firman y después durante 30 días, así que descarga las copias firmadas y archívalas con el evento.
¿Pueden los expositores rellenar formularios en el móvil?
Sí. Envía el formulario a firmar con campos de texto y casillas, y los expositores lo completan y firman en cualquier móvil u ordenador. Ves quién ha terminado y puedes recordárselo al resto una vez al día.
La información legal de esta página es una orientación general para Inglaterra y Gales, no asesoramiento jurídico. Escocia e Irlanda del Norte tienen sus propias normas, y las escrituras o los documentos que deben firmarse ante testigos requieren formalidades adicionales.
El papeleo listo antes de abrir las puertas.
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