Recrutement et RH
Outils PDF et e-signatures pour le recrutement et les RH
Envoyez lettres d’embauche et contrats en signature, gardez les copies de titres de travail dans un fichier protégé et caviardez ce qu’une communication de données ne doit pas montrer. Traitements serveur à Londres, fichiers supprimés sous 2 heures.
Essayez Business gratuitement pendant 30 joursDécouvrir comment fonctionne la signature
6,99 £GB par utilisateur et par mois, facturé annuellement · à partir de 2 utilisateurs
Ce que les équipes RH et les recruteurs en font
Pensé pour la paperasse de l’offre au premier jour
Lettres d’embauche et contrats, signés
Convertissez la lettre Word en PDF, placez un champ de signature et de date pour le candidat et envoyez-la. Des relances partent tous les quelques jours jusqu’à la signature, et le certificat en garde la date.
Copies du droit au travail dans un seul fichier
Numérisez les deux faces d’un passeport ou d’un titre de séjour avec Macaaw Scan ou Scan vers PDF, gardez-les dans un seul PDF et protégez-le par mot de passe avant de le classer au dossier du salarié.
Présélections pour les responsables du recrutement
Convertissez les CV reçus en Word, fusionnez la présélection en un PDF et supprimez les coordonnées des candidats avec un caviardage qui retire le texte sous-jacent.
Accusés de lecture du règlement et des politiques
Envoyez le règlement mis à jour avec des numéros de page et un champ case à cocher et signature, pour que chacun confirme l’avoir lu et que vous gardiez une trace datée.
Formulaires d’intégration
Remplissez à l’écran les formulaires d’arrivée, les coordonnées bancaires et les contacts d’urgence au lieu de les imprimer, puis fusionnez-les en un dossier d’intégration par nouvel arrivant.
Demandes d’accès aux données
Rassemblez les dossiers, caviardez les données personnelles des autres personnes, puis fusionnez et numérotez les pages pour une communication complète, lisible et facile à citer.
La place de Macaaw dans les RH et le recrutement
Chaque recrutement produit beaucoup de papier : l’offre, le contrat, les copies d’identité, les références et les formulaires d’arrivée. Macaaw prend en charge la partie documentaire de ce travail. Il ne remplace pas votre logiciel de recrutement ou de RH ; il rend les PDF qui y entrent plus rapides à préparer, signer et envoyer.
Les données personnelles demandent du soin. Le caviardage, la signature de vos propres documents et la fusion se font dans votre navigateur : ces fichiers ne quittent jamais votre ordinateur. La conversion et la compression tournent sur nos serveurs à Londres et les fichiers sont supprimés sous 2 heures, et les espaces Business peuvent imposer à tous la connexion en deux étapes ou une clé d’accès.
Les documents envoyés pour signature sont conservés chiffrés jusqu’à ce que tout le monde ait signé, puis pendant 30 jours : téléchargez le contrat signé et classez-le là où votre politique l’indique. Dans un espace Business, les membres voient leurs propres documents et les administrateurs les voient tous, ce qui convient à une équipe de recrutement où plusieurs consultants envoient des offres en même temps.
Guide pratique
Un contrat signé avant le premier jour
Enregistrez les étapes en workflow pour que chaque responsable prépare les contrats de la même façon.
Préparez les documents
Convertissez la lettre d’embauche et le contrat de Word en PDF et fusionnez-les avec l’extrait du règlement que le candidat doit lire.
Placez les champs
Ajoutez le candidat comme signataire et placez les champs de signature, de date et de nom. Ajoutez le responsable comme second signataire s’il contresigne.
Envoyez et suivez
Choisissez l’ordre de signature pour que le candidat signe en premier, activez les relances et envoyez. Le statut indique quand l’e-mail est ouvert et signé.
Classez la copie signée
Téléchargez le PDF signé avec son certificat et ajoutez-le au dossier du salarié avant la date d’arrivée.
Formule Business
Une seule formule pour toute l’équipe
Les quotas mutualisés permettent à un mois chargé en recrutements d’utiliser ce qu’un mois calme n’utilise pas.
6,99 £GBpar utilisateur et par mois, facturé annuellement · ou 9,99 £GB par mois
- 200 demandes de signature par utilisateur et par mois, mutualisées
- Jusqu’à 20 signataires par document
- 1 000 pages de reconnaissance de texte par utilisateur et par mois, mutualisées
- 500 conversions Office par utilisateur et par mois, mutualisées
- Fichiers jusqu’à 500 Mo et 200 fichiers par tâche
- Membres, rôles, workflows partagés et facturation centralisée
- Serveurs au Royaume-UniLes outils côté serveur fonctionnent à Londres.
- Supprimés sous 2 heuresFichiers issus de nos outils, ou dès que vous appuyez sur Supprimer.
- RGPD britanniqueUn accord de traitement des données avec Business.
- Piste d’auditChaque PDF signé comporte son certificat de signature.
Questions
Les questions des équipes RH
Un contrat de travail peut-il être signé électroniquement ?
En Angleterre et au pays de Galles, une signature électronique est valable pour la plupart des contrats de travail et lettres d’embauche. Les documents qui doivent être établis par acte ou signés devant témoin, comme certains accords de départ ou de prêt, exigent des formalités supplémentaires : vérifiez auprès de votre conseiller. L’Écosse et l’Irlande du Nord ont leurs propres règles.
Les candidats ont-ils besoin d’un compte Macaaw pour signer ?
Non. Ils ouvrent le lien reçu par e-mail, lisent le document et signent sur n’importe quel téléphone ou ordinateur. Seule la personne qui l’envoie a besoin d’un compte.
Macaaw vérifie-t-il qu’une pièce d’identité est authentique ?
Non. Macaaw numérise, stocke et protège la copie que vous faites ; il ne vérifie pas les documents. Suivez les consignes du Home Office pour les contrôles du droit au travail et conservez les copies aussi longtemps que votre politique l’exige.
Le caviardage supprime-t-il vraiment le texte ?
Oui. Caviarder un PDF supprime le texte et les images sous chaque zone au lieu de les masquer, et fonctionne dans votre navigateur : l’original n’atteint jamais nos serveurs.
Plusieurs recruteurs peuvent-ils partager une même offre ?
Oui. Avec Business, chacun est membre d’un même espace avec des rôles, des workflows partagés, des quotas mutualisés et une seule facture, à partir de 2 utilisateurs.
Les informations juridiques de cette page sont des indications générales pour l’Angleterre et le pays de Galles, et non un conseil juridique. L’Écosse et l’Irlande du Nord ont leurs propres règles, et les actes ou documents qui doivent être signés devant témoin exigent des formalités supplémentaires.
Offres envoyées, contrats revenus, rien d’imprimé.
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