Hôtels et restaurants
Outils PDF et contrôle des factures pour hôtels, restaurants et pubs
Vérifiez les factures fournisseurs face aux livraisons, publiez menus et informations allergènes en PDF légers, faites signer réservations de groupe et contrats de travail et gardez les registres de cuisine consultables. Traitements serveur à Londres, fichiers supprimés sous 2 heures.
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Ce que les équipes de l’hôtellerie-restauration en font
Pensé pour la salle, la cuisine et le bureau
Factures fournisseurs vérifiées face aux livraisons
Contrôle des factures sur Business lit les factures de nourriture et de boissons et les rapproche des commandes et bons de livraison, pour repérer livraisons incomplètes et hausses de prix. Une personne approuve toujours le résultat avant tout paiement.
Cartes et informations sur les allergènes
Transformez la carte Word en PDF, compressez-la pour qu’elle se charge vite sur votre site, ou exportez-la en image pour la publier en ligne. Mettez à jour le Word quand un plat change et publiez la nouvelle version en une minute.
Réservations de groupes et contrats d’événements
Remplissez le formulaire de réservation avec l’acompte et les conditions d’annulation et envoyez-le pour signature, pour que les conditions soient acceptées avant de bloquer la date. Les relances poursuivent l’organisateur jusqu’à la signature.
Contrats du personnel et copies du droit au travail
Envoyez les contrats pour signature, numérisez les justificatifs du droit au travail et protégez les copies par mot de passe avant de les classer. Les contrats se signent sur le téléphone du salarié : personne n’a à venir plus tôt pour signer des papiers.
Registres de cuisine numérisés
Numérisez chaque semaine les relevés de température et les plans de nettoyage avec Macaaw Scan et fusionnez-les en un fichier consultable par mois.
Reçus et petite caisse
Numérisez les reçus avec Macaaw Scan, qui lit commerçant, date, total et TVA, et créez une note de frais pour le comptable.
La place de Macaaw dans l’hôtellerie-restauration
Hôtels, restaurants et pubs travaillent avec des marges serrées et de longues journées, et la paperasse se fait dans le temps qui reste. Factures, cartes, réservations, contrats et registres de cuisine finissent en PDF ou sur papier. Macaaw les rend rapides à vérifier, signer et classer, depuis l’ordinateur du bureau ou un téléphone. Il convient aux restaurants et pubs indépendants, aux groupes hôteliers et à la restauration collective.
Contrôle des factures lit les documents sur les propres serveurs de Macaaw à Londres, sans service d’IA externe, et une personne approuve toujours. Les autres outils serveur suppriment les fichiers sous 2 heures, et les outils du navigateur ne les chargent jamais.
Macaaw ne remplace pas vos systèmes de réservation, de caisse ou de plannings, et ne rédige pas les informations sur les allergènes à votre place ; il publie et classe les documents que vous préparez. Plusieurs établissements peuvent partager un espace Business, avec des rôles pour les responsables et des quotas mutualisés. Les saisonniers peuvent être invités pour l’été puis retirés.
Guide pratique
Un contrôle de facture fournisseur en quatre étapes
Payez ce qui est arrivé, au prix convenu.
Capturez le bon de livraison
Numérisez le bon de livraison signé à la porte de service avec Macaaw Scan.
Ajoutez la facture
Chargez la facture du fournisseur à son arrivée, avec la commande si vous l’avez.
Examinez les écarts
Contrôle des factures affiche côte à côte les livraisons incomplètes, les changements de prix et les écarts de TVA.
Approuvez ou contestez
Approuvez la facture, ou envoyez au fournisseur une demande d’avoir rédigée à partir des écarts. Exportez les lignes approuvées en Excel pour le comptable.
Formule Business
Une seule formule pour toute l’équipe
Responsables, chefs et bureau sur une seule offre, avec des quotas mutualisés.
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- 200 demandes de signature par utilisateur et par mois, mutualisées
- Jusqu’à 20 signataires par document
- 1 000 pages de reconnaissance de texte par utilisateur et par mois, mutualisées
- 500 conversions Office par utilisateur et par mois, mutualisées
- Fichiers jusqu’à 500 Mo et 200 fichiers par tâche
- Membres, rôles, workflows partagés et facturation centralisée
- Serveurs au Royaume-UniLes outils côté serveur fonctionnent à Londres.
- Supprimés sous 2 heuresFichiers issus de nos outils, ou dès que vous appuyez sur Supprimer.
- RGPD britanniqueUn accord de traitement des données avec Business.
- Piste d’auditChaque PDF signé comporte son certificat de signature.
Questions
Les questions des équipes de l’hôtellerie-restauration
Contrôle des factures lit-il les bons de livraison manuscrits ?
Il lit le texte imprimé dans les PDF, scans et photos et indique son niveau de confiance pour chaque champ. Les notes manuscrites sur un bon de livraison doivent être vérifiées par une personne.
Les clients peuvent-ils signer une réservation de groupe sans compte ?
Oui. Ils ouvrent le lien reçu par e-mail et signent sur n’importe quel appareil.
Peut-on publier la carte en image ?
Oui. PDF en JPG transforme chaque page en image dans votre navigateur.
Plusieurs établissements peuvent-ils partager une offre ?
Oui. Avec Business, les responsables de chaque établissement sont membres d’un même espace, avec des rôles et des quotas mutualisés.
Macaaw vérifie-t-il l’exactitude des informations sur les allergènes ?
Non. Il publie et stocke les informations que vous préparez. Leur exactitude relève de votre équipe et des fiches techniques de vos fournisseurs.
Peut-on garder au même endroit les factures de plusieurs établissements ?
Oui. Avec Business, les responsables de chaque établissement travaillent dans un espace, et Contrôle des factures liste les factures de tous, avec des niveaux d’approbation si les grosses factures demandent une seconde personne.
Les informations juridiques de cette page sont des indications générales pour l’Angleterre et le pays de Galles, et non un conseil juridique. L’Écosse et l’Irlande du Nord ont leurs propres règles, et les actes ou documents qui doivent être signés devant témoin exigent des formalités supplémentaires.
La paperasse réglée avant le service.
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