Événementiel
Outils PDF et e-signatures pour les organisateurs d’événements
Faites signer contrats de lieux et prestataires, créez dossiers participants et guides exposants, collectez les formulaires des intervenants et exposants et gardez les conducteurs à jour. Traitements serveur à Londres, fichiers supprimés sous 2 heures.
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6,99 £GB par utilisateur et par mois, facturé annuellement · à partir de 2 utilisateurs
Ce que les équipes événementielles en font
Pensé pour les semaines avant l’ouverture des portes
Contrats de lieux et de prestataires, signés
Convertissez les contrats Word et envoyez-les pour signature. Les relances poursuivent chaque prestataire et le statut montre qui a signé avant de confirmer la réservation. Les contrats signés reviennent avec un certificat qui enregistre la date d’accord de chaque prestataire.
Dossiers participants et guides exposants
Fusionnez le programme, les plans et les informations du lieu en un dossier paginé, puis compressez-le pour un téléchargement rapide sur téléphone. Les participants peuvent le garder sur leur téléphone pendant tout l’événement.
Formulaires intervenants et exposants
Envoyez les conventions d’intervenants et les formulaires exposants à remplir et signer en ligne, pour que les informations et autorisations arrivent complètes et à temps.
Attestations prestataires et évaluations des risques
Numérisez les attestations d’assurance et les évaluations des risques apportées sur papier par les prestataires, et fusionnez-les en un fichier pour le plan de sécurité. Les dates d’expiration se retrouvent facilement à l’événement suivant.
Des conducteurs toujours à jour
Transformez le tableur du conducteur en PDF que l’équipe peut ouvrir sur n’importe quel téléphone, et comparez les versions pour voir ce qui a changé dans la nuit. Tout le monde sur site travaille sur la même version.
Factures prestataires après l’événement
Contrôle des factures sur Business rapproche chaque facture de prestataire de la commande, pour repérer avant paiement les suppléments jamais convenus.
La place de Macaaw dans l’organisation d’événements
Un événement de toute taille apporte des dizaines de contrats, formulaires et certificats de lieux, traiteurs, équipes techniques, intervenants et exposants, tous avec des échéances. Macaaw fait avancer cette paperasse. Ce n’est pas une plateforme de gestion d’événements ni de billetterie ; il s’occupe des documents que ces plateformes laissent à l’e-mail. Il convient aux organisateurs de congrès, aux agences, aux lieux et aux équipes de festivals.
La fusion, le remplissage de formulaires et la signature de vos propres documents se font dans votre navigateur. La conversion, la comparaison et la compression tournent sur nos serveurs à Londres et les fichiers sont supprimés sous 2 heures.
Les équipes événementielles grandissent et rétrécissent au fil du calendrier. Avec Business, des membres peuvent être invités pour une saison puis retirés, les quotas sont mutualisés dans l’espace, et les workflows enregistrés permettent à un nouveau coordinateur de monter un dossier participant comme tout le monde. Les techniciens freelances peuvent signer contrats et formulaires sans compte.
Guide pratique
Un dossier participant en quatre étapes
Un fichier que chaque participant peut ouvrir sur son téléphone.
Rassemblez les pièces
Déposez le programme, le plan du lieu, la liste des intervenants et les informations pratiques, en convertissant chacun en PDF.
Fusionnez dans l’ordre
Classez les fichiers dans l’ordre utile aux participants et ajoutez des numéros de page.
Allégez-le
Compressez le dossier pour un téléchargement rapide sur le réseau mobile du lieu. Le wifi du lieu est souvent saturé : plus léger, c’est mieux.
Partagez-le
Envoyez le dossier par e-mail ou chargez-le sur votre plateforme événementielle, et enregistrez les étapes en workflow pour la prochaine fois.
Formule Business
Une seule formule pour toute l’équipe
Organisateurs, producteurs et saisonniers sur une seule offre, avec des quotas mutualisés.
6,99 £GBpar utilisateur et par mois, facturé annuellement · ou 9,99 £GB par mois
- 200 demandes de signature par utilisateur et par mois, mutualisées
- Jusqu’à 20 signataires par document
- 1 000 pages de reconnaissance de texte par utilisateur et par mois, mutualisées
- 500 conversions Office par utilisateur et par mois, mutualisées
- Fichiers jusqu’à 500 Mo et 200 fichiers par tâche
- Membres, rôles, workflows partagés et facturation centralisée
- Serveurs au Royaume-UniLes outils côté serveur fonctionnent à Londres.
- Supprimés sous 2 heuresFichiers issus de nos outils, ou dès que vous appuyez sur Supprimer.
- RGPD britanniqueUn accord de traitement des données avec Business.
- Piste d’auditChaque PDF signé comporte son certificat de signature.
Questions
Les questions des équipes événementielles
Les prestataires peuvent-ils signer sans compte ?
Oui. Ils ouvrent le lien reçu par e-mail et signent sur n’importe quel appareil. Seul l’expéditeur a besoin d’un compte.
Peut-on ajouter du personnel temporaire pour une saison ?
Oui. Invitez-les dans votre espace Business et retirez-les ensuite. Vous choisissez leur rôle et ce qu’ils peuvent voir.
Quelle taille peut avoir un dossier participant ?
Avec Business, vous pouvez travailler avec des fichiers jusqu’à 500 Mo, puis compresser le dossier à la taille voulue.
Peut-on voir ce qui a changé dans le conducteur ?
Oui. Comparer des PDF surligne chaque modification entre deux versions, page par page. L’outil est inclus dans Pro et Business.
Que deviennent les contrats signés ?
Ils sont conservés chiffrés jusqu’à ce que tout le monde ait signé, puis pendant 30 jours : téléchargez les copies signées et classez-les avec l’événement.
Les exposants peuvent-ils remplir les formulaires sur leur téléphone ?
Oui. Envoyez le formulaire pour signature avec des champs texte et des cases à cocher ; les exposants le remplissent et le signent sur n’importe quel téléphone ou ordinateur. Vous voyez qui a terminé et pouvez relancer les autres une fois par jour.
Les informations juridiques de cette page sont des indications générales pour l’Angleterre et le pays de Galles, et non un conseil juridique. L’Écosse et l’Irlande du Nord ont leurs propres règles, et les actes ou documents qui doivent être signés devant témoin exigent des formalités supplémentaires.
La paperasse réglée avant l’ouverture des portes.
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